Un disque dur qui lâche, un ordinateur volé, un rançongiciel qui chiffre tout le réseau : le jour où les données du cabinet disparaissent, ce n'est pas un problème informatique, c'est le planning, les dossiers patients et les radiographies qui partent avec. La bonne nouvelle, c'est qu'une méthode simple suffit pour s'en protéger. Elle tient en quelques règles et quelques minutes par mois.
Ce qu'il faut sauvegarder au cabinet
Première étape : faire la liste. On pense spontanément au logiciel de gestion, mais les données d'un cabinet sont souvent éparpillées sur plusieurs postes et plusieurs programmes.
- Le logiciel de gestion du cabinet : dossiers patients, historique des actes, devis, rendez-vous, feuilles de soins. C'est le cœur, et souvent une base de données unique qu'il faut sauvegarder selon la méthode prévue par l'éditeur.
- Les radiographies et l'imagerie : rétro-alvéolaires, panoramiques, cone beam, photos intrabuccales. Le logiciel d'imagerie stocke souvent ses fichiers dans un dossier à part, parfois sur un autre poste. Ce sont aussi les fichiers les plus volumineux.
- Les documents : consentements signés et scannés, courriers aux confrères, comptes rendus, modèles de documents.
- La comptabilité et l'administratif : logiciel comptable, factures fournisseurs, contrats, documents du personnel.
- Les logiciels annexes : empreintes optiques, CFAO, outil de plan de traitement, messagerie. Chacun garde ses données à son propre endroit.
Pour chaque élément, notez où se trouvent les données (quel poste, quel dossier, quel serveur) et qui sait les sauvegarder. Cette liste d'une page est déjà un gros progrès : beaucoup de cabinets découvrent à ce moment qu'un poste n'est sauvegardé par personne.
La règle 3-2-1, expliquée simplement
C'est la règle de base, reprise par la CNIL dans sa fiche « Sauvegarder » de son guide de la sécurité des données personnelles (fiche publiée en mars 2024) :
- 3 copies de vos données : l'original sur le poste ou le serveur, plus deux sauvegardes.
- 2 supports différents : par exemple un NAS et un disque externe, ou un disque externe et un service en ligne.
- 1 copie hors ligne : débranchée, et idéalement rangée hors du cabinet.
Une sauvegarde rangée dans la même pièce que l'ordinateur ne protège ni du vol, ni de l'incendie, ni du dégât des eaux.
Concrètement, pour un cabinet de taille courante : une sauvegarde automatique chaque soir sur un NAS ou un disque au cabinet, et un disque externe que l'on branche une fois par semaine, puis que l'on débranche et que l'on emporte. Deux disques utilisés en alternance, c'est encore mieux : l'un est toujours hors du cabinet.
Sauvegarde locale et sauvegarde externalisée
La sauvegarde locale (disque externe, NAS, serveur du cabinet) est rapide et vous garde la main sur vos données. Elle permet de restaurer vite après une panne. Sa faiblesse : elle partage les risques du cabinet (vol, sinistre) et, si elle reste branchée, ceux du réseau.
La sauvegarde externalisée consiste à envoyer une copie ailleurs : chez un prestataire, sur un service en ligne, ou tout simplement un disque que vous emportez chez vous. Elle couvre les sinistres, mais pose deux questions : où vont les données et qui peut les lire.
Un point à connaître : quand un prestataire stocke des données de santé de vos patients pour votre compte, il doit en principe être certifié HDS (hébergeur de données de santé). Les situations varient selon les offres. Avant de signer, demandez à votre prestataire s'il est certifié HDS pour ce service précis, et consultez les informations officielles de l'Agence du numérique en santé sur esante.gouv.fr. Un disque chiffré que vous emportez vous-même reste, lui, entièrement sous votre contrôle.
Chiffrer ses sauvegardes
Une sauvegarde contient tout le cabinet. Un disque externe perdu dans un train, ou volé dans une voiture, c'est une violation de données de santé, avec les obligations qui vont avec, dont le plus souvent une notification à la CNIL. Si le disque est chiffré, il est illisible pour qui le trouve.
- Utilisez le chiffrement intégré au système (BitLocker sur Windows, FileVault ou disque chiffré sur Mac) ou celui proposé par votre logiciel de sauvegarde.
- Notez le mot de passe ou la clé de récupération à un endroit sûr, distinct du disque. Une sauvegarde chiffrée dont on a perdu la clé ne sert plus à rien.
- Vérifiez que les envois vers un service en ligne sont eux aussi chiffrés.
À quelle fréquence sauvegarder ?
Posez-vous la question à l'envers : combien de jours de travail pouvez-vous vous permettre de ressaisir ? Pour le logiciel de gestion et l'imagerie, qui changent chaque jour, la réponse est généralement « aucun ». D'où une sauvegarde quotidienne automatique, lancée le soir ou la nuit.
La copie hors ligne, elle, demande une action humaine. Fixez-lui un jour et une personne, par exemple chaque vendredi soir. Les documents qui bougent peu (comptabilité, contrats) peuvent suivre un rythme hebdomadaire ou mensuel.
Tester la restauration : l'étape que tout le monde oublie
Une sauvegarde n'a de valeur que si on sait la restaurer. Or c'est souvent le jour de la panne qu'on découvre que la sauvegarde s'arrêtait depuis des mois, qu'il manquait le dossier des radiographies, ou que personne ne connaissait le mot de passe. La CNIL range d'ailleurs parmi les erreurs à éviter le fait de ne jamais vérifier que les sauvegardes sont exploitables.
- Une fois par mois, restaurez quelques fichiers au hasard et ouvrez-les.
- Une fois par trimestre, faites un vrai essai : restaurez la base du logiciel sur un autre poste et vérifiez qu'un dossier patient récent est complet, radiographies comprises.
- Notez la date de l'essai et le temps que cela a pris. C'est ce délai qui vous dira combien de temps le cabinet resterait à l'arrêt.
Rançongiciels : les bons réflexes
Un rançongiciel chiffre les fichiers puis réclame une rançon. Il chiffre tout ce qu'il peut atteindre, y compris les disques et dossiers partagés branchés au même moment. Cybermalveillance.gouv.fr le rappelle dans sa fiche sur les sauvegardes (mise à jour le 14 septembre 2026) : déconnectez vos supports de sauvegarde quand vous ne les utilisez pas.
- Gardez au moins une copie débranchée. C'est elle qui sauve le cabinet.
- Faites les mises à jour du système et des logiciels.
- Méfiez-vous des pièces jointes et des liens inattendus, même d'un expéditeur connu.
- En cas d'attaque : débranchez le poste du réseau, ne payez pas, prévenez votre prestataire et consultez cybermalveillance.gouv.fr. Si des données patients sont touchées, la notification à la CNIL est à prévoir.
Pour aller plus loin avec votre prestataire, l'ANSSI publie un guide plus technique, « Les fondamentaux de la sauvegarde des systèmes d'information » (version révisée en novembre 2025).
Qui fait quoi au cabinet
Le principal risque n'est pas technique : c'est que chacun pense que quelqu'un d'autre s'en occupe. Écrivez-le noir sur blanc.
| Tâche | Qui |
|---|---|
| Paramétrer les sauvegardes automatiques et surveiller les alertes | Le prestataire informatique ou l'éditeur du logiciel |
| Brancher, débrancher et emporter le disque hors ligne | Une personne désignée (assistante, secrétaire ou praticien), avec un remplaçant |
| Tester une restauration | Le prestataire, en présence d'une personne du cabinet |
| Garder les mots de passe et clés de récupération | Le praticien titulaire |
| Décider quoi faire en cas d'incident | Le praticien titulaire |
Demandez à votre prestataire un document d'une page qui décrit ce qui est sauvegardé, où, à quelle fréquence, et comment restaurer. S'il ne peut pas le fournir, c'est un signal.
Check-list mensuelle
Dix minutes, le premier lundi du mois :
- La sauvegarde automatique a-t-elle tourné chaque jour ? Regardez la date de la dernière réussie.
- La copie hors ligne a-t-elle été faite chaque semaine, puis débranchée ?
- Un disque est-il bien rangé hors du cabinet ?
- Restaurez un fichier au hasard et ouvrez-le.
- Un nouveau poste ou un nouveau logiciel est-il arrivé ? Ajoutez-le à la liste et à la sauvegarde.
- Les disques montrent-ils des signes de faiblesse (lenteurs, erreurs, plusieurs années de service) ?
- Notez la date et vos remarques. Une fois par trimestre, ajoutez le test de restauration complet.
Comment Minimo gère ses propres données
Minimo sert à construire et présenter un plan de traitement clair au patient. Il fonctionne sur votre poste, Mac ou Windows, et applique à son échelle les principes de ce guide :
- Base chiffrée sur le poste : les données restent chez vous, dans une base chiffrée.
- Sauvegarde en un fichier unique : en quelques clics, Minimo crée un fichier de sauvegarde chiffré, protégé par un mot de passe que vous choisissez. Vous le rangez où vous voulez : disque externe, NAS, ou l'emplacement de votre choix.
- Rappel régulier : l'application affiche la date de la dernière sauvegarde et vous signale quand elle date de plus d'un mois.
- Restauration simple : sur un nouvel ordinateur, vous installez Minimo, choisissez le fichier, saisissez le mot de passe, et vous retrouvez vos données.
Minimo n'envoie pas vos données dans le cloud : c'est vous qui décidez où vit la copie. Ce fichier entre donc tout naturellement dans votre règle 3-2-1.
Des plans de traitement clairs, des données qui restent chez vous
Minimo fonctionne en local sur Mac et Windows, avec une sauvegarde chiffrée que vous rangez où vous voulez. 39 € par mois, avec 14 jours d'essai gratuit.
Essayer gratuitement 14 joursQuestions fréquentes
Qu'est-ce que la règle 3-2-1 pour un cabinet dentaire ?
Garder 3 copies de ses données (l'original et deux sauvegardes), sur 2 supports différents, dont 1 hors ligne ou hors du cabinet. Par exemple : les données sur le poste, une copie sur un NAS ou un disque au cabinet, et un disque externe débranché rangé ailleurs.
À quelle fréquence sauvegarder les données du cabinet ?
La bonne fréquence dépend de ce que vous pouvez vous permettre de perdre. Pour le logiciel de gestion et les radiographies, qui changent chaque jour, une sauvegarde quotidienne automatique est un bon repère, complétée par une copie déconnectée faite à intervalle régulier, par exemple chaque semaine.
Un disque externe branché en permanence suffit-il ?
Non. Un disque resté branché sur le poste ou sur le réseau peut être chiffré par un rançongiciel en même temps que les données d'origine. Il faut au moins une copie débranchée après chaque sauvegarde, ou stockée hors ligne.
Faut-il un hébergeur certifié HDS pour stocker ses sauvegardes en ligne ?
Dès qu'un prestataire stocke des données de santé de vos patients pour votre compte, la question de la certification HDS (hébergeur de données de santé) se pose. Demandez à votre prestataire s'il est certifié et consultez les informations officielles sur esante.gouv.fr.
Comment savoir si une sauvegarde fonctionne vraiment ?
En la restaurant. Une fois par trimestre au minimum, restaurez quelques fichiers ou une base complète sur un autre poste, et vérifiez que vous retrouvez bien un dossier patient récent et ses radiographies.